Elektroninen arkistointi

Arkistoinnilla tarkoitetaan pysyväisluonteisen materiaalin järjestämistä siten, että se saadaan uudelleen käyttöön kohtuullisessa ajassa. Nykyään paljon käytettyjä arkistointivälineitä ovat paperi ja mikrofilmi. Tiedontarjonnan ja tiedon kysynnän lisääntyminen, tietotekniikan kehittyminen sekä toimistoautomaatio ovat lisänneet arkistoitavan tiedon määrää siten, että perinteisten arkistojen hallinta ja ylläpito ovat vaikeutuneet. Ratkaisuksi ongelmaan tarjotaan elektronista arkistointia, joka soveltuu useiden erilaisten dokumenttien tallennukseen. Mahdollisia sovelluksia ovat yritysten tekstiarkistot ja tuotedokumentit, lehtitalojen leikearkistot, museoiden kuva-arkistot sekä valtion laitosten ja kuntien arkistot. Elektroninen arkisto voidaan perustaa minitietokone- tai keskuskoneympäristöön, mutta tässä julkaisussa keskitytään lähinnä mikrotietokonepohjaisiin arkistointijärjestelmiin. Raportissa tarkastellaan tiedonhallintaan, tiedonsyöttöön ja tiedontallennukseen liittyviä asioita lähinnä elektronisen arkistoinnin kannalta sekä esitellään tiedonhallinnan ja tiedon käsittelyn kannalta oleellisia laitteita, ohjelmia ja järjestelmiä, kuten kuvanlukijoita ja optista merkintunnistusta, kompressiotekniikkaa, tiedonhallintaohjelmistoja ja optisia muistilevyjä. Elektroninen arkistointijärjestelmä voidaan koota erillisistä laitteista ja ohjelmistoista, tai voidaan hankkia valmis kokonaisjärjestelmä. Lopuksi punnitaan eri vaihtoehtojen etuja ja haittoja sekä tarkastellaan kaupallisesti saatavien, 100 000-1 miljoonan markan hintaisten, optisten arkistointijärjestelmien ominaisuuksia. Nykyiset elektroniset arkistointijärjestelmät ovat vielä kankeita niin tiedontallennuksen kuin tiedon löytymisenkin suhteen, mutta ne kehittyvät nopeasti. Huomisen arkistointijärjestelmät ovat varmoja, helppokäyttöisiä ja edullisia, ja ne liittyvät saumattomasti lähes paperittoman toimiston tietohallintoon.