Hankintatoimen kehittäminen pk-yrityksissä

Hankintatoimen kehittämisen merkitys on suuremmissa yrityksissä jo todettu, ja näissä yrityksissä hankintatoimen kehittämiseen on totuttu panostamaan. Sen sijaan pk-yrityksissä hankintatoimen kehittäminen on vielä puutteellista, mikä johtuu osin niukoista hankinnan ja kehitystoiminnan resursseista. Tästä lähtökohdasta VTT osallistui SSOC II -hankkeen toteutukseen, jossa VTT:n painopiste oli pk-yritysten hankintatoimen kehittämisessä ja siihen liittyvissä kehittämishaasteissa. Kun pk-yrityksissä hankintojen osuus liikevaihdosta kasvaa, on yritysten pohdittava hankintatoimen strategiaa, johtamista, organisointia, resursseja ja käytännön toimintamalleja. Hankintatoimen merkitys korostuu, ja liiketoiminnassaan menestyvän pk-yrityksen on panostettava myös hankintatoimen kehittämiseen. Hankintatoimeen kohdistettavilla kehityspanoksilla onkin todettu olevan suuri potentiaali. Yritysten kilpailukyvyn on todettu olevan riippuvainen koko toimitusketjun kilpailukyvystä, ei siis riitä, että pelkkä oma pesä on kunnossa. On pidettävä huolta myös toimittajaketjusta ja toimittajaverkostosta. Tässä tehtävässä hankintatoimi on avainasemassa. Isommissa yrityksissä hankintatoimi onkin jo nostettu sille kuuluvaan asemaan, mutta pk-yrityksissä tämä työ saattaa olla vasta aluillaan. SSOC II -hankkeen toteutuksessa ja tämän julkaisun jäsentelyssä on hyödyn-netty aikaisemmissa hankkeissa hyväksi koettua hankintatoimen kehitystyön jaottelua. Tämän mukaan hankintatoimen kehittämisen osa-alueet ovat strategiat ja johtaminen, organisointi ja resurssit sekä käytännöt ja toimintamallit. Näitä osa-alueita on pyritty lähestymään erityisesti pk-yritysten hankintatoimen näkökulmasta. Esimerkiksi erillinen hankintastrategia saattaa pienemmissä yrityksissä puuttua eikä hankintojen johtamista ole syvällisemmin mietitty. On muistettava, että hankintatoimi on oman organisaation ja ulkoisen toimittajaverkoston solmukohta, joten hankintatoimen vaikutuskenttä on huomattavasti laajempi kuin pelkkä hankinta. Hankintatoimen kehittämisessä voidaan hyödyntää useita erityyppisiä työkaluja, käytäntöjä ja toimintamalleja. Hankintatoimen kehittämisen osalta suurin haaste on usein pk-yrityksissä hankintatoimen resurssien riittävyys hankintatoimen kehittämiseen. Toimittaessa niukoin resurssein on hyvä kiinnittää huomiota käytettäviin toimintamalleihin, menetelmiin ja työkaluihin, jotta kehitystyö olisi mahdollisimman tehokasta. SSOC II -hankkeen edetessä syntyi ajatus pk-yritysten hankintatoimen kehittä-mistyön tukemisesta www.hankintatoimi.fi-sivuston ohella lyhyen ja ytimekkään oppaan avulla. Tämän julkaisun tarkoituksena onkin toimia pk-yrityksille suunnattuna hankintatoimen kehittämisen oppaana ja julkaisun jäsentelyä on mahdollista hyödyntää yritysten oman hankintakäsikirjan laatimisessa. Hankintakäsikirjan ideana on koota yrityksen hankintatoimen keskeiset pelisäännöt, toimintamallit, työkalut, ohjeet ja kuvaukset samoihin kansiin. Hankintakäsikirjan sisällysluettelo voi noudattaa tämän julkaisun jäsentelyä. Hankintakäsikirjaa voi rakentaa ja täydentää ajan saatossa vähitellen aina resurssien salliessa. Esimerkiksi kuvattavia käytäntöjä ja toimintamalleja on mahdollista lisätä itsenäisinä osioina käsikirjaan. Kirjan täydentyessä sitä voidaan hyödyntää niin yrityksen sisällä kuin halutuilta osin toimittajarajapinnassakin. Hankintakäsikirja palvelee myös koulutustarkoituksessa ja pyrittäessä yhtenäistämään hankinnan toimintamalleja.