Kiinteistöjohtamisen tehostaminen - vaihtoehtona ulkoistaminen: Ulkoistamisen edellytykset ja päätöksenteon mallintaminen

Kiinteistöalalla on muodostumassa uusia näkökulmia ja toimintatapoja, osin kansainvälisen kehityksen vaikutuksesta. On tapahtumassa rakennemuutos ulkoistamisen suuntaan: kiinnostus kiinteistöjen käyttöön ja omistamiseen liittyvien palvelujen ulkoistamis a kohtaan on lisääntynyt nopeasti. Kiinteistöjohtamisen palvelujen ostamisen ja tuottamisen kulttuuri on kuitenkin vasta kehittymässä. Ulkoistamiseen liittyviä mahdollisuuksia ja haasteita tutkitaan kaksivuotisessa tutkimushankkeessa "Kiinteistöjohtamis n tehostaminen - vaihtoehtona ulkoistaminen". Hanke on osa Tekesin Rembrand (palveleva kiinteistöliiketoiminta) -teknologiaohjelmaa, ja se toteutetaan VTT Rakennus- ja yhdyskuntekniikan ja Kiinteistötalouden instituutin (KTI) yhteistyönä. Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa mallinnettiin kiinteistöjohtamisen toimintojen ulkoistamispäätöstä. Ulkoistamispäätös on organisaation toiminnan strateginen linjaus: kyse on optimaalisen rajapinnan löytämisestä ydinosaamisen ja palvelujen ostamisen älillä. Tavoitteena oli selvittää, mitkä ovat ulkoistamisen strategiset lähtökohdat, miten ulkoistettavat toiminnot etsitään, miten päätöksentekoprosessi etenee ja mitkä ovat prosessin kriittiset pisteet. Tutkimuksessa selvitettiin alalla toimivien yrit sten ulkoistamisen päätöksentekoprosesseja ja ulkoistamisen edellytyksiä organisaatioissa. Tuloksena muodostettiin malli kiinteistöjohtamisen toimintojen ulkoistamisen päätöksenteon vaiheista. Päätöksenteon vaiheet ovat: 1. Kiinteistöjohtamisen ulkoistamisstrategia Ensimmäisessä vaiheessa organisaation täytyy tunnistaa ne toiminnot, joiden ulkoistamista voidaan arvioida. Ulkoistamisstrategia perustuu organisaation liiketoimintastrategiaan. 2.Päätöksenteon prosessin perustaminen Toisessa vaiheessa päätetään, aloitetaanko jonkin toiminnon tai toimintojen ulkoistamisen arviointi. Jos arviointiin päädytään, täytyy päätöksenteon prosessille luoda puitteet: nimetä päätöksentekijät, suunnitella prosessin eteneminen ja henkilöstö- ja iestintästrategia sekä tunnistaa päätöksentekoon vaikuttavat tekijät. 3. Ulkoistamisen arviointi Ulkoistamisen arviointi on päätöksenteon prosessin keskeisin vaihe. Arvioinnissa määritellään prosessin tai palvelun ulkoistamisen tavoitteet, analysoidaan riskejä ja riskien hallintakeinoja ja arvioidaan toiminnon ulkoistamismahdollisuutta. Arvioiden p hjalta voidaan verrata ulkoistamista ja sisäisen toiminnan kehittämistä. 4. Yhteistyösuhteen suunnittelu Yhteistyösuhteen suunnittelu ja toimittajan valinta tapahtuvat osin päällekkäin ulkoistamisen arvioinnin kanssa. Tavoitteena on suunnitella ulkoistamisen yhteistyömalli, päättää toimittajan valintamenettelystä sekä etsiä palvelun tuottaja, joka parhaite varmistaisi ulkoistamiselle asetettujen tavoitteiden toteutumisen. Organisaation täytyy myös suunnitella, miten ulkoistamisen onnistumista ja yhteistyötä arvioidaan jatkossa. Ulkoistavat organisaatiot voivat käyttää tutkimuksen tuloksia tukena ulkoistamisen päätöksenteossa ja palveluntuottajat suunnitellessaan markkinointistrategioita ja yrityksille tarjottavia palveluita.