TY - BOOK
T1 - Kiinteistöjohtamisen tehostaminen - vaihtoehtona ulkoistaminen
T2 - Ulkoistamisen edellytykset ja päätöksenteon mallintaminen
AU - Kauppinen, Anna-Kaisa
AU - Pietilä, Paula
AU - Sundbäck, Liisa
AU - Kaleva, Hanna
PY - 2002
Y1 - 2002
N2 - Kiinteistöalalla on muodostumassa uusia näkökulmia ja
toimintatapoja, osin kansainvälisen kehityksen
vaikutuksesta. On tapahtumassa rakennemuutos
ulkoistamisen suuntaan: kiinnostus kiinteistöjen käyttöön
ja omistamiseen liittyvien palvelujen ulkoistamis
a kohtaan on lisääntynyt nopeasti. Kiinteistöjohtamisen
palvelujen ostamisen ja tuottamisen kulttuuri on
kuitenkin vasta kehittymässä. Ulkoistamiseen liittyviä
mahdollisuuksia ja haasteita tutkitaan kaksivuotisessa
tutkimushankkeessa "Kiinteistöjohtamis
n tehostaminen - vaihtoehtona ulkoistaminen". Hanke on
osa Tekesin Rembrand (palveleva kiinteistöliiketoiminta)
-teknologiaohjelmaa, ja se toteutetaan VTT Rakennus- ja
yhdyskuntekniikan ja Kiinteistötalouden instituutin (KTI)
yhteistyönä.
Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa mallinnettiin
kiinteistöjohtamisen toimintojen ulkoistamispäätöstä.
Ulkoistamispäätös on organisaation toiminnan strateginen
linjaus: kyse on optimaalisen rajapinnan löytämisestä
ydinosaamisen ja palvelujen ostamisen
älillä. Tavoitteena oli selvittää, mitkä ovat
ulkoistamisen strategiset lähtökohdat, miten
ulkoistettavat toiminnot etsitään, miten
päätöksentekoprosessi etenee ja mitkä ovat prosessin
kriittiset pisteet. Tutkimuksessa selvitettiin alalla
toimivien yrit
sten ulkoistamisen päätöksentekoprosesseja ja
ulkoistamisen edellytyksiä organisaatioissa. Tuloksena
muodostettiin malli kiinteistöjohtamisen toimintojen
ulkoistamisen päätöksenteon vaiheista. Päätöksenteon
vaiheet ovat:
1. Kiinteistöjohtamisen ulkoistamisstrategia
Ensimmäisessä vaiheessa organisaation täytyy tunnistaa ne
toiminnot, joiden ulkoistamista voidaan arvioida.
Ulkoistamisstrategia perustuu organisaation
liiketoimintastrategiaan.
2.Päätöksenteon prosessin perustaminen
Toisessa vaiheessa päätetään, aloitetaanko jonkin
toiminnon tai toimintojen ulkoistamisen arviointi. Jos
arviointiin päädytään, täytyy päätöksenteon prosessille
luoda puitteet: nimetä päätöksentekijät, suunnitella
prosessin eteneminen ja henkilöstö- ja
iestintästrategia sekä tunnistaa päätöksentekoon
vaikuttavat tekijät.
3. Ulkoistamisen arviointi
Ulkoistamisen arviointi on päätöksenteon prosessin
keskeisin vaihe. Arvioinnissa määritellään prosessin tai
palvelun ulkoistamisen tavoitteet, analysoidaan riskejä
ja riskien hallintakeinoja ja arvioidaan toiminnon
ulkoistamismahdollisuutta. Arvioiden p
hjalta voidaan verrata ulkoistamista ja sisäisen
toiminnan kehittämistä.
4. Yhteistyösuhteen suunnittelu
Yhteistyösuhteen suunnittelu ja toimittajan valinta
tapahtuvat osin päällekkäin ulkoistamisen arvioinnin
kanssa. Tavoitteena on suunnitella ulkoistamisen
yhteistyömalli, päättää toimittajan valintamenettelystä
sekä etsiä palvelun tuottaja, joka parhaite
varmistaisi ulkoistamiselle asetettujen tavoitteiden
toteutumisen. Organisaation täytyy myös suunnitella,
miten ulkoistamisen onnistumista ja yhteistyötä
arvioidaan jatkossa.
Ulkoistavat organisaatiot voivat käyttää tutkimuksen
tuloksia tukena ulkoistamisen päätöksenteossa ja
palveluntuottajat suunnitellessaan
markkinointistrategioita ja yrityksille tarjottavia
palveluita.
AB - Kiinteistöalalla on muodostumassa uusia näkökulmia ja
toimintatapoja, osin kansainvälisen kehityksen
vaikutuksesta. On tapahtumassa rakennemuutos
ulkoistamisen suuntaan: kiinnostus kiinteistöjen käyttöön
ja omistamiseen liittyvien palvelujen ulkoistamis
a kohtaan on lisääntynyt nopeasti. Kiinteistöjohtamisen
palvelujen ostamisen ja tuottamisen kulttuuri on
kuitenkin vasta kehittymässä. Ulkoistamiseen liittyviä
mahdollisuuksia ja haasteita tutkitaan kaksivuotisessa
tutkimushankkeessa "Kiinteistöjohtamis
n tehostaminen - vaihtoehtona ulkoistaminen". Hanke on
osa Tekesin Rembrand (palveleva kiinteistöliiketoiminta)
-teknologiaohjelmaa, ja se toteutetaan VTT Rakennus- ja
yhdyskuntekniikan ja Kiinteistötalouden instituutin (KTI)
yhteistyönä.
Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa mallinnettiin
kiinteistöjohtamisen toimintojen ulkoistamispäätöstä.
Ulkoistamispäätös on organisaation toiminnan strateginen
linjaus: kyse on optimaalisen rajapinnan löytämisestä
ydinosaamisen ja palvelujen ostamisen
älillä. Tavoitteena oli selvittää, mitkä ovat
ulkoistamisen strategiset lähtökohdat, miten
ulkoistettavat toiminnot etsitään, miten
päätöksentekoprosessi etenee ja mitkä ovat prosessin
kriittiset pisteet. Tutkimuksessa selvitettiin alalla
toimivien yrit
sten ulkoistamisen päätöksentekoprosesseja ja
ulkoistamisen edellytyksiä organisaatioissa. Tuloksena
muodostettiin malli kiinteistöjohtamisen toimintojen
ulkoistamisen päätöksenteon vaiheista. Päätöksenteon
vaiheet ovat:
1. Kiinteistöjohtamisen ulkoistamisstrategia
Ensimmäisessä vaiheessa organisaation täytyy tunnistaa ne
toiminnot, joiden ulkoistamista voidaan arvioida.
Ulkoistamisstrategia perustuu organisaation
liiketoimintastrategiaan.
2.Päätöksenteon prosessin perustaminen
Toisessa vaiheessa päätetään, aloitetaanko jonkin
toiminnon tai toimintojen ulkoistamisen arviointi. Jos
arviointiin päädytään, täytyy päätöksenteon prosessille
luoda puitteet: nimetä päätöksentekijät, suunnitella
prosessin eteneminen ja henkilöstö- ja
iestintästrategia sekä tunnistaa päätöksentekoon
vaikuttavat tekijät.
3. Ulkoistamisen arviointi
Ulkoistamisen arviointi on päätöksenteon prosessin
keskeisin vaihe. Arvioinnissa määritellään prosessin tai
palvelun ulkoistamisen tavoitteet, analysoidaan riskejä
ja riskien hallintakeinoja ja arvioidaan toiminnon
ulkoistamismahdollisuutta. Arvioiden p
hjalta voidaan verrata ulkoistamista ja sisäisen
toiminnan kehittämistä.
4. Yhteistyösuhteen suunnittelu
Yhteistyösuhteen suunnittelu ja toimittajan valinta
tapahtuvat osin päällekkäin ulkoistamisen arvioinnin
kanssa. Tavoitteena on suunnitella ulkoistamisen
yhteistyömalli, päättää toimittajan valintamenettelystä
sekä etsiä palvelun tuottaja, joka parhaite
varmistaisi ulkoistamiselle asetettujen tavoitteiden
toteutumisen. Organisaation täytyy myös suunnitella,
miten ulkoistamisen onnistumista ja yhteistyötä
arvioidaan jatkossa.
Ulkoistavat organisaatiot voivat käyttää tutkimuksen
tuloksia tukena ulkoistamisen päätöksenteossa ja
palveluntuottajat suunnitellessaan
markkinointistrategioita ja yrityksille tarjottavia
palveluita.
KW - facilities management
KW - real estate
KW - outsourcing
KW - decision making
KW - buildings
KW - models
KW - strategy
KW - assessment
KW - evaluation
M3 - Report
SN - 951-38-5941-X
T3 - VTT Tiedotteita - Research Notes
BT - Kiinteistöjohtamisen tehostaminen - vaihtoehtona ulkoistaminen
PB - VTT Technical Research Centre of Finland
CY - Espoo
ER -