Rakennusten käyttö- ja huolto-ohjeiden kelpoisuus ja kehittämistarve

Maankäyttö- ja rakennusasetuksen 66 §:n mukaan on käyttö- ja huolto-ohje laadittava, jollei erityisestä syystä muuta johdu, pysyvään asumiseen tai työskentelyyn käytettävää rakennusta varten. Käytännössä puhutaan käyttö- ja huolto-ohjeen sijasta yleensä huoltokirjasta. Tutkimuksessa selvitettiin Oulun ja Tampereen seudulla vuoden 2000 jälkeen laadittuja rakennusten huoltokirjoja läpikäymällä ja eri osapuolia haastattelemalla, miten hyvin käytännössä huoltokirjat vastaavat viranomaismääräyksissä asetettuja vaatimuksia. Asuinkerrostaloissa huoltokirjat on pääsääntöisesti tehty viranomaisohjeiden mukaisesti, joten niiden sisältökin on käyttö- ja huolto-ohjeiden laatimiseksi annettujen yleisten ohjeiden mukainen. Suurin osa asuinkerrostalojen huoltokirjoista on edelleen paperisia käsikirjoja, joiden laatiminen on tehty tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmalla. Asuinrakennuksissa tiedot käytetyistä materiaaleista on huoltokirjoissa esitetty kattavasti. Myös kiinteistönhoidon palvelukuvaus ja siitä johdettu huoltokalenteri on yleensä tehty asianmukaisesti. Huoltomuistiot, joihin tehdyt huollot kirjataan, on kuitenkin esitetty puutteellisesti. Kunnossapitojaksot on kuvattu hyvin, mutta talotekniikan ohjeellisten toiminta-arvojen esittämisessä on puutteita. Kulutusseurantaa ei käytännössä toteuteta huoltokirjan kautta. Paikantamispiirroksia ei asuinrakennusten huoltokirjoihin yleensä liitetä. Asukkaille jaettavat käyttöohjeet ovat perusteellisia ja täyttävät hyvin määräysten hengen. Toimitilojen huoltokirjat ovat nykyisin sähköisiä verkkoversioita. Tämä mahdollistaa sen, että kiinteistönpitoprosessin kaikki osapuolet voivat kommunikoida keskenään. Kullakin käyttäjällä on erilaiset oikeudet huoltokirjan sisällön hyödyntämisen suhteen. Ylläpidon suunnittelu ja toteutus on toimitiloissa toteutettu yhtä hyvin kuin asuinrakennusten kohdalla. Huoltomuistion merkitys on kiinteistöpalveluprosessin kannalta korostunut, ja sen laatu on selvästi parempi kuin asuinrakennuksissa. Kunnossapitosuunnitelma tehdään toimitiloja omistavissa organisaatioissa yleensä huoltokirjasta erillisenä tehtävänä ja omalla suunnitteluohjelmallaan. Toimitiloissakin suurimmat puutteet löytyvät paikantamispiirustusten kohdalla ja talotekniikan toiminta-arvojen kohdalla. Huoltokirjaohjelmistoja päivitetään vielä usein ja niitä vaihdetaan toisiin esim. kiinteistönomistajien yhtenäistäessä ohjelmistojaan. Vakiintuneeseen käyttövaiheeseen ei vielä monessakaan paikassa ole päästy. Omakotitalojen huoltokirjojen taso on tällä hetkellä hyvin vaihteleva. Suunnitelma-asiakirjat ja muut tiedot kerätään mappeihin, ja kerätty mappi toimii yleensä huoltokirjana. Hyvää tilanteessa on, että suurella osalla on kuitenkin jonkinlainen huoltokirjapohja saatuna tai hankittuna, ja sitä on yritetty vaihtelevasti itse täytelläkin. Tutkimuksessa ei löydetty yhtään omakotitalon huoltokirjaa, jonka voisi todeta täyttävän viranomaisten minimivaatimukset, vaikka vaatimukset omakotitalojen osalta ovat vähäisemmät kuin muissa rakennuksissa. Markkinoilla on useita mallihuoltokirjoja ja yksinkertaisia tietoteknisiä sovellutuksia, mutta ilman perehdyttämistä käyttö- ja huolto-ohjeiden tärkeys ei tavallisille ihmisille avaudu. Omakotitalojen rakentajat tarvitsevat nykyistä selkeämpiä ohjeita ja malleja huoltokirjasta. Huoltokirjojen tekemisen osalta yleisinä ongelmina havaittiin mm. liian myöhäinen huoltokirjan tekemisen aloitus. Huoltokirjan kokoaminen on tärkeää aloittaa jo suunnitteluvaiheessa ja sen pitäisi olla ainakin terveyteen ja turvallisuuteen liittyviltä osiltaan käytettävissä jo rakennukseen muutettaessa. Ongelmana on kuitenkin, että rakennuksen kaikki laitteet tunnetaan varmuudella vasta rakennuksen valmistuttua ja takuuaikanakin voi tulla muutoksia. Jos huoltokirja valmistuu vasta takuuajan lopussa, ei sitä ehditä koekäyttää eikä siihen liittyviä virheitä eikä puutteita saada helposti rakentajaorganisaation toimesta korjautettua.