Tekstitiedonhallinta

Julkaisussa määritellään tekstitiedonhallintaan liittyvät käsitteet ja työvaiheet sekä tietokonepohjaisten apuvälineiden mahdollisuudet tukea tekstitiedonhallintaa. Tutkimuksessa kuvataan seikkaperäisesti tekstitiedonhallintaohjelmistojen pääominaisuudet ja vertaillaan markkinoilla olevia ohjelmistoja. Lisäksi kuvataan lähiaikoina markkinoille tulevien uusien tekstitiedonhallinnan apuvälineiden keskeisimmät piirteet. Tutkimuksen tarkastelukulma on yrityksen, laitoksen tai viraston tietohallinto. Apuvälineiden kehitys on lähtenyt liikkeelle kirjastoista. Ongelmakenttää ei kuitenkaan tässä käsitellä niiden problematiikan kannalta. Tekstitiedolla tarkoitetaan tässä esitysmuodoltaan rajoittamatonta tekstiä - sitä ei ole sidottu ennalta määrättyihin tietynpituisiin numeerisiin tai aakkosnumeerisiin kenttiin kuten atk:ssa yleensä. Tekstitiedonhallinnan ongelma alkaa kysymyksestä, miten löytää valtavasta informaatiomäärästä helposti ja nopeasti juuri tähän akuuttiin päätösstilanteeseen keskeisimmin liittyvät dokumentit. Atk:n tarjoama ratkaisu on, että dokumentit, niiden kuvaukset tai pelkät viitteet talletetaan tietokoneen muistiin, josta niitä voi hakea erityisen kyselykielen avulla. Kyselykielen hyödyntäminen edellyttää, että käyttäjä määrittelee ongelmaansa liittyvät avainsanat. Tutkimusmenetelmänä on ollut kirjallisuusselvitys. Jossain määrin on tukeuduttu ohjelmistovalmistajilta saatuun järjestelmä- ja käyttökokemustietoon. Kerätty informaatio on muokattu ja ryhmitelty julkaisun tarkastelukulman edellyttämällä tavalla.