Tiedonhakujen hajautus VTT:ssä

Tiedonhakujen hajautusta kokeiltiin kolmessa VTT:n toimintayksikössä. Kemian laboratoriossa yksi tutkija koulutettiin tekemään tiedonhakuja kolmesta suorakäyttöisestä tiedonhakujärjestelmästä (Dialog, Orbit, STN) kaikille laboratorion tutkijoille. Teletekniikan laboratoriossa kahdeksan kiinnostunutta tutkijaa koulutettiin tekemään tiedonhakuja itselleen yhdestä suorakäyttöisestä tiedonhakujärjestelmästä (ESA-IRS). Turvallisuustekniikan laboratoriossa kaikki tutkijat koulutettiin käyttämään CD-ROM-tietokantoja (OSH-ROM) omiin tiedonhakuihinsa. Hajautus nosti tiedonhakujen kysyntää selvästi kemian ja turvallisuustekniikan laboratorioissa mutta vain vähän teletekniikan laboratoriossa. Kemian laboratoriossa kokeilun onnistumista auttoi vahva tiedonhakuperinne ja tiedonhakijaksi valitun henkilön innostus tehtävään, turvallisuustekniikan laboratoriossa taas johdon suositus kaikkien osallistumisesta koulutukseen ja CD-ROM-tiedonhakujen edullisuus. Tietokantoja käytettiin hyväksi myös sellaisten pienehköjen ongelmien ratkaisuun, joita aikaisemmin selvitettiin perinteisin menetelmin lehtien ja kirjojen avulla. Kemian laboratorion tutkijat olivat hyvin tyytyväisiä omassa toimintayksikössä tehtyihin tiedonhakuihin: omaa tietopalvelua pidettiin keskitettyä parempana. Teletekniikan ja turvallisuustekniikan laboratorioiden tutkijat eivät pitäneet itse tekemiään tiedonhakuja parempina kuin informaatiopalvelulaitoksessa tehtyjä tiedonhakuja, mutta hekin kokivat hajautuksen parantaneen tiedon löytymistä ja käyttöä. Toisaalta tiedonhakujen tekemistä pidettiin melko vaikeana. Kaikki kokeiluun osallistuneet tutkijat kannattivat hajautuksen jatkamista. Selvityksen perusteella nopein ja tehokkain tapa hajautuksen toteuttamiseksi on kouluttaa toimintayksiköihin omat informaatikot. Toinen hyvin toimiva vaihtoehto on hankkia CDROM-tietokantoja, jos niitä on alalta saatavissa, ja antaa ne kaikkien tutkijoiden käyttöön. Sen sijaan vaikeampi ja hitaampi toteuttaa on ratkaisu, jossa kaikki tutkijat ryhtyvät suorakäyttöisten tiedonhakujärjestelmien käyttäjiksi. Tiedonhakujen hajautus nostaa toimintayksikön tiedonhakukustannuksia. Valmiuksien hankkiminen on kallista, ja hajautuksen jälkeen tiedonhakuja tehdään enemmän kuin niitä aikaisemmin tilattiin keskitetystä informaatiopalvelusta. Tiedonhakujen alkamista suunniteltaessa toimintayksikön on 1) selvitettävä tarvittavat tietokannat ja tiedonhakujärjestelmät, 2) valittava hajautuksen laajuus: koulutetaanko yksi tutkija vai kaikki tutkijat, 3) arvioitava tiedonhakujen kustannukset, ja 4) suunniteltava yhteistyömuodot informaatiopalvelulaitoksen kanssa hajautuksen jälkeen.