Toimiston tietojärjestelmän suunnittelu

Toimiston informaatiojärjestelmän tueksi kehitettiin malleja, joiden avulla pyritään kuvaamaan ja analysoimaan toimistoa eri näkökulmista. Näistä merkittävimpiä ovat formaalit mallit, jotka esittävät toimiston informastiorakennetta matemaattisesti käsiteltävissä olevin menetelmin. Informaatiojärjestelmien käyttö organisaatiossa etenee asteittaisen kehityksen myötä, joka yhdistää sovellukset ja välineet yhä tiiviimmiksi kokonaisuudeksi. Tämä asettaa järjestelmin suunnittelussa toimiston analysoinnille ja saadun ratkaisun spesifioinnille huomattavat vaatimukset. Koska toimiston informaatiojärjestelmä poikkeaa sekä rakenteeltaan että ympäristöltäan tavallisista tietojenkäsittelyjärjestelmistä, on käytettävä perinteisten systeesisuunnittelumenetelmien sijasta erityisesti toimistoympäristöön soveltuvia analysoinnin ja spesifioinnin apuvälineitä. Mallit ovat todellisuuden rajoitettuja abstraktioita. Siksi tämän vuoksi on valittava malli, jonka kuvaama toimiston todellisuuden osa-alue on järjestelmän suunnittelun kannalta merkityksellinen. Formaalit, matemaattisperustaiset mallit mahdollistavat monimutkaisen toimistorakenteen täsmällisen, matemaattiseen analyysiin soveltuvan kuvauksen. Niiden avulla voidaan myös suorittaa rakenteen uudelleenstrukturointi sekä analysoida sen seurauksia. Eri formaaleista mallityypeistä ovat laaja-alaisempia yleensä proseduurimallit, kuten Argumented Petri Net (APN) ja Information Control Net (ICN). APN koostuu kahdesta erillisestä formalismista: Petri-verkot kuvaavat tapahtumien ajallisia suhteita ja verkkojen transitioiden laukaisuehtoina toimivat produktiosysteemit kuvaavat tapahtumien yksityiskohtia ("tietoa" tapahtumista). APN:n etuna on dynaamisten toimistotilanteiden, kuten tilanteen mukaan vaihtelevan prosessimäärän käynnistyksen, tehokas kuvaaminen. ICN:ssä esitetään erikseen toimintojen ajallisten suhteiden sekä toimintojen ja tietovarastojen välillä kulkevien tietovirtojen rakenteet. ICN on pyritty tekemään yleiskäyttöiseksi ja helposti laajennettavaksi. Siihen liittyy myös joukko muunnoksia toimistoproseduurien rationalisoimiseksi. Kuten proseduurien kuvauksessa ja analysoinnissa, myös spesifikaatioiden laadinnassa voidaan päästä formaalien menetelmien avulla luonnollista kieltä suurempaan tarkkuuteen ja yksiselitteisyyteen. Koska spesifikaatioissa esitetään, mitä proseduuri tekee eikä miten se sen tekee, on kehitetty erityisiä formaaleja spesifikaatioiden kuvauskieliä. Kielten tärkein tehtävä on toimia viestintäkeinona järjestelmän analysoijan ja toteuttajan välillä. Office Specification Language (OSL) sisältää tärkeimpiä, toimiston eri yhteyksissä toistuvia semanttisia perusrakenteita. Se on tarkoitettu kokonaisrakenteeksi analysointi- ja spesifiointiprosessille. OSL:lla laadittu spesifikaatio koostuu toimiston sovellusalueen kuvauksesta ja toimistoproseduurien spesifikaatioista. Office Procedure Specification Language (OPSL) muodostaa APN-verkkojen kanssa toimistomallin, jolla voidaan kuvata sekä proseduurin toimintaa että tarkoitusta. ICN-menetelmän käyttökelpoisuuden testaamiseksi suoritettiin sen avulla olemassa olevan laajan toimintaproseduurin kuvaus ja analysointi. Proseduurista muodostettiin menetelmän mukainen perusverkko ja siitä johdetut muunnokset. Mallien avulla analysoitiin proseduurin ominaisuuksia ja rationalisointimahdollisuuksia sekä informaatiojärjestelmän realisointitapoja. Kokemusten perusteella havaittiin ainakin ICN:n perus- ja minimimuotojen olevan hyödyllisiä apuvälineitä informaatiojärjestelmien suunnittelussa. Helpon muunnettavuutensa ansiosta ICN:ia voidaan käyttää yleismallina analyysin ja uudelleen strukturoinnin eri vaiheissa.