Työskentely useassa samanaikaisessa projektissa – keinoja työroolin selkeyttämiseen

Moniprojektityöskentely voi edistää resurssien tehokasta käyttöä ja olla työntekijöille mielekästä, mutta samalla se voi aiheuttaa epäselvyyksiä työrooleissa ja haasteita tehtävien priorisoinnissa. Selkeä työrooli tukee sekä työtyytyväisyyttä että organisaation innovaatiokykyä.

Tässä opinnäytetyössä kehitettiin käytännönläheinen työkalu moniprojektiorganisaatiossa työskenteleville projektipäälliköille työroolien selkeyttämisen tueksi. Lisäksi työssä selvitettiin työntekijöiden kokemuksia Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy:n Growth & Success -projektin Focuses-työpaketin materiaalista sen jatkokehittämiseksi.

Työ pohjautui kirjallisuuskatsaukseen ja laadulliseen tapaustutkimukseen, joka toteutettiin VTT:llä. Aineisto kerättiin puolistrukturoiduin teemahaastatteluin, joihin osallistui 12 tutkijaa. Haastatteluissa kartoitettiin tekijöitä, jotka vaikuttavat työroolin selkeyteen moniprojektiympäristössä.

Haastattelujen perusteella useassa projektissa työskentely koettiin pääosin mielekkääksi, mutta työkuorman hallinta ja projektien priorisointi aiheuttivat haasteita. Roolien ja vastuiden selkeä määrittely projektin alussa nähtiin erittäin tärkeänä. Myös toimivat viestintäkäytännöt, kuten säännölliset tapaamiset, selkeät ohjeistukset ja matalan kynnyksen viestintäkanavat, tukivat työroolien selkeyttä. Kasvokkaiset tapaamiset nousivat esiin epämuodollisen vuorovaikutuksen ja yhteisymmärryksen vahvistajina.

Haastattelujen perusteella VTT:n Focuses-materiaalia pidettiin hyödyllisenä projektityön ulkopuolisten tiimiroolien näkyväksi tekemisessä. Materiaalin käytön tueksi toivottiin enemmän keskustelua tiimiroolien sisällöistä ja vastuiden jakautumisesta.

Projektipäälliköiden tueksi kehitettiin tarkistuslista, joka sisältää kysymyksiä viidestä teemasta: 1) roolien ja vastuiden määrittely, 2) viestintä ja tiedonkulku, 3) työkuorman hallinta ja priorisointi, 4) tiimiläisten toimijuuden tukeminen sekä 5) seuranta ja kehittäminen. Tarkistuslista auttaa projektipäällikköä arvioimaan toimintatapojaan ja tukemaan tiimiään projektin eri vaiheissa.

Koska työkalu kehitettiin VTT:llä toteutetun tapaustutkimuksen pohjalta, se soveltuu parhaiten samankaltaisiin asiantuntijaorganisaatioihin. Muualla sen käyttö vaatii tilannekohtaista harkintaa. Jatkossa olisi hyödyllistä tutkia tarkemmin sekä työkalun toimivuutta että tulosten yleistettävyyttä.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että työroolin selkeys on monen tekijän summa. Projektipäällikön rooli on keskeinen: hänen tulee varmistaa toimiva viestintä ja yhteistyö tiimin sisällä sekä ottaa huomioon, että työntekijät osallistuvat useisiin projekteihin samanaikaisesti. Näin voidaan ehkäistä roolien epäselvyyksiä ja tukea sujuvaa työskentelyä moniprojektiympäristössä.

**

Working in multiple simultaneous projects can promote efficient use of resources and offer meaningful work experiences. However, it may also lead to unclear work roles and challenges in task prioritization. A clearly defined work role supports both job satisfaction and organizational innovativeness.

This thesis developed a practical tool to support project managers in clarifying work roles within a multi-project organization. In addition, it explored employee experiences of the Focuses work package materials from the Growth & Success project at VTT Technical Research Centre of Finland Ltd., aiming to support their further development.

The study was based on a literature review and a qualitative case study conducted at VTT. Data were collected through semi-structured thematic interviews with 12 researchers. The interviews examined factors that influence role clarity in a multi-project environment.

According to the interviews, working on several projects was generally considered meaningful, but managing workload and prioritizing between projects posed challenges. Clearly defining roles and responsibilities at the beginning of a project was seen as highly important. Effective communication practices—such as regular meetings, clear instructions, and low-threshold communication channels—also supported role clarity. Face-to-face meetings were highlighted as key in fostering informal interaction and shared understanding.

Interviewees found VTT’s Focuses material useful for making team roles outside of project work more visible. However, they wished for more discussion around the content of team roles and the division of responsibilities.

To support project managers, a checklist was developed, including guiding questions under five themes: 1) defining roles and responsibilities, 2) communication and information flow, 3) workload management and prioritization, 4) supporting team members’ agency, and 5) follow-up and development. The checklist helps project managers reflect on their practices and support their teams throughout different project phases.

As the tool was developed based on a case study at VTT, it is best suited to similar expert organizations. Its use in other contexts requires situational consideration. Future research should examine both the effectiveness of the tool and the generalizability of the results.

In conclusion, work role clarity is shaped by multiple factors. The project manager plays a key role: they must ensure effective communication and cooperation within the team and recognize that employees are often involved in several projects at once. This helps prevent role ambiguity and supports smooth operations in a multi-project environment.